シゴタノ！ - 第3回スピードハックス勉強会のご案内

今回のテーマ：「チームでの仕事のスピードをアップさせるには？　その１」

今回は「チームでの仕事のスピードをアップさせるには？」の第1弾として「スケジュール管理」を中心にお話しさせていただくとともに、後半のディスカッションの中で掘り下げていければ、と考えています。

以下のいずれかのフレーズが口癖になっている方（あるいはチーム）に、お役に立てると思います。

　●「自分がせっかく効率よく仕事を進めているのに、みんなは…」
　●「お願いしている仕事、ちゃんとやってくれているだろうか？」
　●「うぇぇ、そういうことは先に言って欲しかった…」

以下は、個人的メモ。（というか、プレゼン資料の抜粋）

「私はちゃんとやっているのに、なぜ、早く帰れないんだろう？」
と感じる原因として考えられるのは、
１．同僚の仕事が遅い
２．上司の指示が遅い
３．実は自分の仕事が遅い

●チームにまつわる七不思議
１．チームで仕事をするのは、何となく心強い気がする
２．チームで仕事を始めると、自然と責任が動き出す
３．チームにいると、自分は力を抜いてもいいような気がする
４．チームは何かと調整の手間がかかる
５．チームの会議をすると、時間どおりに終わらない
６．チームのコミュニケーションは非常に高カロリー
７．チーム内の情報格差是正が重くのしかかる
まとめると
チームが仕事をするわけではない

●「自分がせっかく効率よく仕事を進めているのに、みんなは…」不満
●「お願いしている仕事、ちゃんとやってくれているだろうか？」不安
●「うぇぇ、そういうことは先に言って欲しかった…」不服

ペア・スケジューリングとは？
ペアでスケジューリングすること。

●チームの七不思議：
４．チームは何かと調整の手間がかかる
なぜか？

おのおのがメンバーのスケジュールを
把握していないから。

グループウェアで共有しているのは、
あくまでも、予定であって実績ではない。

メンバーが「今」何をやっているかは、
改めて聞く必要がある。

お互いの予定はもちろん、
実績についても、リアルタイムに共有する

Googleカレンダーを利用。

大橋さんの予定と実績
佐々木さんの予定と実績

お互いが予定と実績を見れる

・作業予定かつ作業記録
・お互いにすべて見せ合う

では、実際に考えてみましょう。
今回は、チーム・ディスカッションではなく、
ペア・ディスカッションです。

●ペアワーク１：制限時間＝2分
・隣にいる方とペア結成
・１分ずつ自己紹介

●ペアワーク２：制限時間＝５分
あなたの職場でペア・スケジューリングを
始めようとするとき、相方になりそうな人に
どんな風に声を掛けますか？
□実際にペア同士で試す
→声を掛けられた方は強硬に否定
→声を掛けた方はがんばる
□ペアで最適な声の掛け方を確立させる

●個人ワーク１：制限時間＝５分
明日のスケジュールを立ててください。
※配付のシートの「作業予定１」に記入
□明日の一日のスケジュールを立てる
（予定の内容はペアに見せても
支障のない範囲で）

●ペアワーク３：制限時間＝５分
お互いの明日のスケジュールについて、
ツッコミを入れあう（５分）
□ペア同士でお互いの予定について、
説明を求め、必要ならツッコミを入れる
□ツッコミのポイント：
★時間を長く取っているタスク
★やる気が感じられないタスク

やりかけシェアリングとは？
やりかけをシェアすること。

人は、「完璧にやりたい」
という願望を持っている。

それゆえ、

「完璧にやれる状態」になるまで
スタートできない。
・コーヒーを入れてから…
・メールチェックしてから…
・ルーチンワークをこなしてから…
・来週のアポを確認してから…
・ランチに何を食べるか決めてから…

いつまでたっても、
スタートできない…。

完璧とは、終わらせること。

でも、よく考えると、
完璧はあり得ない。

今までに、「完璧」を
実感したことがありますか？

β版とは、やりかけの状態。
「完璧」の4歩手前。

やりかけの仕事を見せ合う場として
ウィキを活用する
（例：LivedoorWiki）

なぜメールではなくウィキなのか？

メールは宛先が指定される
送ったものは「相手のもの」
（自分の手から離れる）

ウィキはアップしても、
「自分のもの」にとどまる
（「やりかけ」であっても抵抗が少ない）

「やりかけ」でも、いったん出してしまう
→一時的であれ達成感が得られる
→相方からのコメントが期待できる

自分一人で完成させられなくても、
もしかしたら、
相方が手を貸してくれるかもしれない。

●個人ワーク２：制限時間＝５分
先ほど立てた明日のスケジュールを、
「β版を共有する」ように作りかえる。
※配付のシートの「作業予定２」に記入
□時間がかかる作業は「やりかけ」を
ペアに見せるようにする
□「相手のやりかけレビュー」の時間を
予定に入れる

まとめ

お互いの予定と実績を
リアルタイムに見せ合うことによって、

一人一人が
自分の割り当て時間をきちんと守る、
守らざるを得ない状況を作ることができる

そうすれば、
以下の問題はいずれも解消に向かうはず。
１．同僚の仕事が遅い場合
→やりかけにツッコミを入れる
２．上司の指示が遅い場合
→やりかけを見せて指示を仰ぐ
３．実は自分の仕事が遅い場合
→やりかけを同僚（ペア）に見せる

サッカーにたとえれば、
一人でボールを抱えないこと。

パスを出したり、
センタリングをしたり、
いったんクリアーしたり、
…しながら、ゴールににじり寄る。

一気にゴールめがけて、
一人でドリブルを始めると、
たいていは、途中でカットされる。
→チームでプレイしましょう。

＜佐々木さんの名言＞
始めて行った街でのおいしいお店を探すことになったら、
人は、混んでいるところを選ぶ。
混んでいるるところは、たぶんおいしいだろうから。
完璧においしいとわかっているわけではないが、想像で行動してしまう。

これは、まさしく「人間的に選んでいる」ことであり、「機械的に選んでない」ということ。

＜個人的感想＞
スケジュールのシェアリングなどは、手段であって目的ではない。
ある参加者のペアディスカッションをみたときに、個人的にそう感じた。あるチームは、いきなり相手にスケジュールのシェアリングをしようよ！と持ちかけたけど、それは、さすがに相手も「うん」とはいいづらいと思う。

では、どうすればいいか。

自分は、アナタと一緒に理想というゴールに向かいたいんです。
いきなり、理想というゴールに一緒に行こう！なんて言いません。
まずは、その第1歩を一緒に踏み出したいのです。

現状100という負荷があったとき、その第1歩を踏み出せば
いきなり50にはならないかも知れないけど
90ぐらいにはなるであろう方法を昨日セミナーで教えてもらったんだ。

だから、一緒に協力してその第1歩を踏み出してもらえませんか？

といった具合に攻めるといいんじゃないかな。

＃id:ululunさんが気にしているであろう女子率は、5人/30名くらい。
＃女性のカメラマンさんや、デザイナーさんがいらして、結構異業種の人多し。

今日、やったこと。
【 明日のスケジュールを詳細に書きました。】