最近、メール即返というエントリーで「状況が許すなら、お礼メールはすぐに出そう」というメッセージを目にして以来、これまでのメール処理に対する考え方を見直し始めています。

同エントリーでは「すぐ返事を出す」ことの効用として、以下のように感情面に注目しています。

メールにすぐ返事が来ると嬉しくありませんか。
そのスピードに感情がこもっていると感じます。
最近、そのようなお礼メールをもらってハッとしました。

内容にもよりますが、すぐに返事が欲しいメールに即レスがあれば、確かにありがたみが増します。

とは言え、これを実現するためには、

　1．メールが届いたそばからチェックして、
　2．即レスが必要かどうかを判断する、

という対応体制を敷く必要があり、これは言うまでもなく1つの仕事に集中して取り組む上では妨げとなります。

そこで、上記のようなメール即応体制を敷かずして、即レスを実現できるような方法を考えてみたのですが、結論から言うと、やはりそのような方法はなさそうです。でも、副産物として、以下のような郵便のメタファーに思い至りました。

　・郵便受けに手紙を取りに行く（＝手動受信）
　・速達で手紙が届く（＝携帯メールに転送）

メーラーの設定を「自動受信」にしておくと、指定した間隔でメールを取りに行ってくれます。それゆえ、メーラーには常に最新の情報が到着することになります。言い換えれば、自分が何の働きかけをしなくても、新しい情報が増えていく、ということです。

一方、ドキュメントを作ったり、データを加工したりといった、自分が抱えている仕事については、自分が手を動かさなければ何も変化しません。

このように同じ視野の中で「勝手に新しくなるもの」と「自分が新しくするもの」とが混在しているという状況は、あまり望ましいものではありません。なぜなら、人は自然と「新しいもの」「変化するもの」に注意を奪われるものだからです。

メールの着信を通知するポップアップを出さないようにしておいたとしても、メーラーが起動している限りは「新しい情報が到着している」という状況自体は変わりません。仮にメーラーを最小化してウィンドウとしては目に入らないようにしていたとしても、見に行きたくなってしまう衝動には抗いがたいでしょう。

仕事に没頭できていれば、気にならないかもしれませんが、少し気を抜いたり、行き詰まったりすれば、上記のような衝動には簡単に動かされてしまうのが人間です。

そこで、特に新しくもありませんが、以下の2つが対策となりそうです。

　1．メーラーの「自動受信」はオフにしておく
　2．メールを読み書きする時に「手動受信」を行う

さらに、即レスをする可能性が高いメールは携帯に転送させることで、少なくとも即レスの必要がないメールに注意を奪われることはなくなるでしょう。

問題は「即レスをする可能性が高いメール」をどのようにフィルタするかですが、個人的には「To:」に自分のビジネス用のアドレスが指定されているメールだと考えています。これにより、メーリングリストや「Cc:」で届くメールを除外できます（例えば、Gmailのフィルタ設定で、上記の条件で携帯メールに転送させるようにすることで実現できます）。

そうなると、「今度は携帯メールに注意を奪われるのではないか」、ということになりそうですが、そこは「即レス」ができることとのトレードオフでしょう。ただ、少なくとも「メールが届いたと思ったらメルマガだった」という落胆は減るはずです。

以上を郵便のメタファーに当てはめてみます。

「手動受信」に切り替えることで、自分の都合の良いときにメールを確認することができます（プル）。これは、郵便受けに手紙を取りに行くことにあたります。

一方、「即レスをする可能性が高いメール」を携帯メールに転送させることで、自分の状況に関わらず通知させることができます（プッシュ）。これは、速達を配達人が玄関まで届けにくることにあたります。

メーラーを「自動受信」にしておくことは、すべての手紙を速達で受け取るようなもので、頻繁に玄関に呼ばれることになります。

このメタファーで1つだけ異なる点は、「速達にするかどうか」は発信側ではなく受信側である程度コントロールできるという点です。例えば、フィルタを工夫することです。

もし、即レスを諦めてでも、目の前の仕事に集中したいという場合は携帯の電源を切ればよいでしょう。