システムのせいにしちゃいけない

ロータスに入ったばかりのころは、Notesによって会議が減ると信じていました。希望していたのかもしれません。それから10年ちょっと経ってみて、会議の数は減ったのでしょうか?グループウェアを導入すれば情報の共有ができると言われていますが、本当に共有できているんでしょうか?（今は情報なんてものは共有すべきじゃないと思っていますが、そのためのシステムは作るが難しいです）
共有すべき情報量が多すぎて共有しても意味がないとなって、それを見つけ出せる仕組みだとかいって、全文検索の焼き直しをナレッジマネージメントと声高にいっても、増大し続ける情報に対して追いつくはずもありません。そして混沌に帰していきます。

そんな前置きですが、人が多くなれば次第に統制は乱れていくので、そのためのシステムは整備しなければいけません。人数がさほど多くない時期には、システムはまだ出来上がっていません。出来上がっていないので、システムを作ろうと作業するのは悪いことじゃありません。つまり、人の頭の中にある情報を文書化するという作業です。でも、文書化すればそれですむかといえば、そんなことはありません。また、システム化されていないので、どんな情報が必要なのかもわかっていない常態です。つまりは、わかんないことがあったら聞いてね、ということです。それがわかったら、ちゃんと文書化してほかの人の役に立ちましょう、と。つまりはコミュニケーションをとりましょう。
でも、それなりに文書化しても読んでほしい人には読んでもらえないし、検索しようともしません。一方で、システム的に見つけにくいから情報が利用できないということだけが不満としてあがります。つまり、システムをちゃんとして、情報を残していけば問題は解決すると。
反論はあっても、その文書化された仕組みができたはずなのに、その人はそれを使って見つけようとはしませんでした。そして、やっぱり混沌の中です。