タスクやメモで困ること

「ノートは1冊にまとめよ」というテーマやGTDは相変わらず人気があります。それは、「一元化」への強い要請があるからだと思います。

「一元化」は、できればたしかに便利です。入力時には迷う余地がなく、検索時にも、迷う余地がありません。「何冊も使うからうまくいかない」ということはわかっているのです。

が、それでも分冊してしまうのは、一元化が実際にはかなり難しいからです。

私自身、GTDの本も、「ノート1冊」の本も一通り読みましたが、一元化は実行していません。とらえ方にもよるのでしょうが、いまのところムリだと思っています。

というのもまず、私にとって重要な情報の30％くらいは、メールでやってきます。

メールに含まれる情報には、明らかに「ノート向き」のものがけっこうあるものの(待ち合わせの場所、時間、マップのURLなど)、メールをノートに貼り付けるのは現実的ではないですし、全部印刷したり転記するのは、まったく余計なことです。

もうひとつノートに入らないのが、編集さんからいただく「企画書」などです。PDFの場合もありますが、それにしてもかなりの分量になることがあります(20頁程度)。しかし、人によっては1pで済ます方もいて、これなら「ノート」に貼り付けられます。このようなバラツキがあるので、なかなか「一元化」は難しいわけです。

タスクも同じ問題を抱えています。まず、メールというタスクがあります。メタタスク情報として、「メールチェック」を入れておけばいい、という話もあるでしょうが、状況次第でその分量が大きく変動します。一日３通程度を処理すればいい日もあれば、二十回ほどやっている日もあります。こういうことがあるので、「メールチェック」というタスクは「リスクの高い」タスクと言えます。(どの程度の時間が取られるか、読みづらい)。

そういうわけで私は、タスクはむしろ「分散管理」にして、「直面するつど、そこでタスクを処理する」という方法で乗り切っています。一通り「直面」するように、スケジュール表を持っているのですが。もちろん直面する前に、分量を一定化するとともに、その総数が簡単にわかるようにしておきます。

(イメージとしては、ロールプレイングゲームの主人公になって、「あちらこちらのモンスター」を叩いていく感じです。一巡する「マップ」をあらかじめ持っておき、必要になる「薬」と「時間」を事前に計画して出かける感じです)。

また、メモは最近、アナログメモを全部でデジタルペンだけで書くようにし、その画像ファイルをEVERNOTEで管理するようにしました。ただしここにはタスクを含めないようにしています。「「EVERNOTE」のタスクを見る」というメタタスクを増やしたくないからです。