英文メールで上手く伝えるための7tips

月末のあまりの忙しさに、しばらくエントリーが止まってしまいましたが、
ちょうど仕事でメールのやり取りをしていて気がついたので
書いてみようと思いました。

日本法人の規模があまり大きくない外資は法務や
財務などのバックエンド機構が海外にあったりするケースが
多く時差が大きいためメールでのやり取りが非常に
多くなることがあります。

TOEICなどではビジネス文章の読み方を重視しておりますが
それだけでは相手に効果的に伝えることができないので、
私が経験して今、意識している伝わりやすい英文メールの
書き方をまとめてみました。

英文メールで上手く伝えるための7tips

１．BlackBerryでもスクロール無しで読めるように意識する。
２．Yes or No　が明確になるように意識する。
３．キミの言っていることは●●●で、
       私の言っていることは●●●で、通じてる？と書く。
４．長い文章は使わない。
５．必ず理由を論理的に書いてあげる。
６．時には文法よりも結論のみを単語で羅列してみる。
７．最後は電話してメールで認識あわせ。

まず海外のビジネスパーソンは結構BlackBerryを持っています。
そのため彼らがメールを見るときはPCの画面よりも小さく、
そしてみずらいということを意識しなくてはいけないため、
メールの全文はBlackBerryの一画面におさまるようにします。
最低でも2スクロールくらい。

またYes/Noが曖昧だと、相手がいらいらしてくるのでここは明確にし
なるべく短い文章で書くこともポイントだと思います。
”３”については人それぞれやり方がありますが、私の場合だと、

My question is "XXX XXX XXX"
Your answer is "XXX XXX XXX"
Is this correct?

のように理解を深めたいときは相手の言っていることを
置き換えて確認するようにしています。

次に”４”ですが、一般的に日本人よりも欧米人の方が
幼いころからの教育で論理的な説明をするように
叩き込まれているため、彼らとしてメールで
言いたいことがわかったとしても彼らの腑に落ちないと
しつこく理由をきいてくることが多々あり、
メールのやり取りが多くなってしまうために、
『なんか理由がきかれそうだなぁ、、』と思ったら基本的には
必ず理由を下の方に入れるようにしております。
そのため文章構造としては、以下のような感じになります。

*****
Hi XXX-san,

Would you approve my proposal?

Customer:
My proposal:
etc...

(Comment)
XXX XXX XXX XXX XXX XXX
*****

のような感じです。
”６”はもう、こじれてきた場合に利用するやり方ですが、
例えば、こっちの言っていることが伝わらず
向こうが確認してきていることも間違っている場合などですが、
もうこんな感じで書いて確認します。
（まぁ電話してしまうのが一番いいのですが、、、）

*****
No,my proposal is this.

Price:XXX yen
Condition:A and B and C
Deadline:03/31/2009
Reason:XXX XXX XXX

Would you accept above proposal?
*****

最終的に伝わらない場合ややり取りが多くなる
場合は、もう電話して内容をメールで確定する。
これが誤解を生まない一番の方法ですね。