PowerPointで作成したファイルにパスワードをかける時の注意点

　最近ではセキュリティの関係上、取引先にデータを渡す時にもパスワードをかける必要がある。従来はZIPなどで圧縮をする際にパスワードを設定をする事で対応していたと思う。例えばLhaplusなどは、ZIP形式で圧縮する時にパスワードをかける事ができる。何かしら第三者に観られたくない場合は、このようなソフトを使ってパスワードをかける事はほぼ当たり前になっているだろう。

　また、最近ではデータを圧縮せずにアプリケーション自体で作成したデータにパスワードをかける事もできるようだ。例えば、Microsoft OfficeではWord、Excel、PowerPointなどのアプリケーションでパスワードをかける事ができる。この方法ならば特に圧縮する必要も無くそのままパスワードをかける事ができる。

　しかし、パスワードをかける際にPowerPointで作成したファイルには注意した方が良さそうだ。WordやExcelは比較的古いバージョンでもパスワードをかける機能があったが、PowerPointがファイルにパスワードをかける機能は2003からだ。そのため、PowerPoint 2007でパスワード付のファイルを作成した場合PowerPoint 2000より前のバージョンでは開くことができない。どうしても開きたい時は、Powerpoint2007でかけたパスワードを削除しないとPowerPoint 2000以前では開くことができない。

　会社によってはofficeのバージョンが古い物を使っている所も多い。下手をしたら、せっかく作ったファイルもパスワードのせいでファイルが見られなく恐れもある。ファイルの受け渡しは色々と気をつけた方がいいだろう。